II. Przetwarzanie Danych osobowych

1. Zasady przetwarzania Danych osobowych

O ile nie otrzymaliście Państwo innej klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania Danych osobowych od Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych, Administratorem Państwa Danych osobowych jest spółka Auto Spot sp. z o.o. z siedzibą w Pruszkowie, Henryka Sienkiewicza 19, 05-800 Pruszków, a zasady przetwarzania Danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych opisane są w niniejszej Polityce Prywatności.

Przetwarzanie Danych osobowych dokonywane będzie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami RODO.

Administrator Danych Osobowych stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania Danych osobowych i zabezpieczenie Danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przejęciem przez osoby nieuprawnione, przetwarzaniem z naruszeniem właściwych przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych oraz zmianą, utratą lub zniszczeniem.

Dane osobowe gromadzone w ramach Serwisu w postaci plików cookies mogą być profilowane przez Administratora Danych Osobowych w przypadkach wskazanych w pkt 3 lit. f) poniżej.

2. Przetwarzanie Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Stosownie do wymogów prawa, informujemy, że ze względu na potrzebę zapewnienia jak najwyższego poziomu usług IT, w tym bezpieczeństwa Danych osobowych, dostęp do Danych osobowych mogą mieć dostawcy usług IT spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”). Poziom ochrony danych osobowych poza EOG różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu, Administrator Danych Osobowych dba, aby ww. dostawcy usług IT mieli dostęp do Danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji przez nich usług (m.in. serwisowych) i przy zapewnieniu odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

• współpracę z podmiotami w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych;
• stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską.

W powyżej wskazanym przypadku, Użytkownikowi przysługuje prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony Danych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych oraz okres przetwarzania Danych osobowych

Administrator Danych Osobowych może przetwarzać Dane osobowe w następujących celach:

a) w celu komunikacji, identyfikacji oraz udzielenia odpowiedzi na zapytanie Użytkownika za pośrednictwem Serwisu

Użytkownik ma możliwość skontaktowania się z Administratorem Danych Osobowych przy wykorzystaniu elektronicznych formularzy kontaktowych dostępnych w Serwisie. Skorzystanie z formularza wymaga podania Danych osobowych niezbędnych do skontaktowania się z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Użytkownik w treści zapytania może podać także inne dane w celu ułatwienia kontaktu lub obsługi zapytania.

Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych w powyższym celu jest zgoda Użytkownika tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane osobowe Użytkownika będą przetwarzane przez okres niezbędny dla udzielenia odpowiedzi na pytanie lub do czasu wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

W przypadku wykorzystania innych, dedykowanych formularzy dostępnych w Serwisie – Formularza kontaktowego czy Formularza reklamacyjnego – podstawy prawne przetwarzania są każdorazowo wskazane w informacji na temat przetwarzania Danych osobowych zawartej pod tym formularzem.

b) w celu komunikacji, identyfikacji oraz udzielenia odpowiedzi na zapytanie za pośrednictwem innych form kontaktu

W przypadku kontaktu za pośrednictwem ogólnych adresów mailowych lub numerów telefonów sekretariatów Administratora Danych Osobowych i/lub Spółek z Grupy Administratora Danych Osobowych, a także adresów mailowych lub numerów telefonów innych działów dostępnych w Serwisie, Administrator Danych Osobowych przetwarza Dane osobowe w celu umożliwienia kontaktu i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych w powyższych celach jest prawnie uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny dla udzielenia odpowiedzi na pytanie lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych osobowych w prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora Danych Osobowych.

c) w celu obsługi reklamacji

W przypadku zgłoszenia reklamacji dotyczącej Produktów z oferty Administratora Danych Osobowych za pośrednictwem:

• elektronicznych formularzy kontaktowych lub za pośrednictwem funkcjonalności dostępnych w Serwisie;
• ogólnych adresów mailowych i numerów telefonicznych sekretariatów Administratora Danych Osobowych i/lub Spółek z Grupy Administratora Danych Osobowych;
• sklepów.

Administrator Danych Osobowych przetwarza Dane osobowe w celu rozpatrzenia reklamacji.

Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych jest wypełnienie obowiązku prawnego tj. art. 6 ust.1 lit. c RODO oraz prawnie uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO polegający na dochodzeniu przez Administratora Danych Osobowych i/lub Spółek z Grupy Administratora Danych Osobowych ewentualnych roszczeń a także obrony przed takimi roszczeniami. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do rozpatrzenia reklamacji, okres przedawnienia roszczeń z reklamacji i okres niezbędny do obrony przed roszczeniami zgłaszającego reklamację.

d) w celach marketingu bezpośredniego

Administrator Danych Osobowych może przetwarzać Dane osobowe w celach marketingu Administratora Danych Osobowych i/lub Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych, a także marketingu produktów z oferty handlowej Administratora Danych Osobowych (dalej Produkty). Aktualny wykaz Produktów znajduje się na stronie internetowej autospot.com.pl.

Przetwarzanie Danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego może odbywać się również za pośrednictwem publicznych profili w ramach serwisów społecznościowych m.in. Facebook, Twitter, LinkedIn, TikTok, Instagram, Snapchat, Pinterest, którymi administrują Administrator Danych Osobowych i/lub Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych. Dane osobowe przetwarzane w tych profilach to przede wszystkim dane osób odwiedzających profile, do których Administrator Danych Osobowych ma dostęp m.in. w ramach komentarzy, polubień, identyfikatorów internetowych lub w ramach jakiejkolwiek interakcji pomiędzy osobą odwiedzającą profil a Administratorem Danych Osobowych, Spółką z Grupy Administratora Danych Osobowych lub podmiotem, któremu Administrator Danych Osobowych i/lub Spółka z Grupy Administratora Danych Osobowych zleciła obsługę ww. profili.

Celami przetwarzania Danych osobowych jest umożliwienie osobom odwiedzającym aktywność na profilach, efektywne prowadzenie profili poprzez przedstawianie osobom odwiedzającym informacji o inicjatywach, aktywnościach, wydarzeniach, usługach czy produktach a także działania statystyczne i analityczne wykorzystując możliwości dostarczane przez dostawców ww. serwisów społecznościowych.

Dane osobowe w ramach profilu w serwisie LinkedIn mogą być również przetwarzane w celu prowadzenia efektywnej polityki rekrutacyjnej przez Administratora Danych Osobowych poprzez wykorzystanie opcji wiadomości bezpośrednich do użytkowników posiadających publiczne profile w ww. serwisie w celu przedstawienia im aktualnych ofert pracy oraz w celach kontaktowych w związku z przesłanymi ofertami.

Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych w powyższych celach jest prawnie usprawiedliwiony interes Administratora Danych Osobowych polegający na promowaniu Administratora Danych Osobowych i/lub Spółek z Grupy Administratora Danych Osobowych oraz produktów z jego oferty a także poprawianiu jakości świadczonych usług lub prowadzenie efektywnej polityki rekrutacyjnej – tj. art. 6 ust.1 lit. f RODO. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu realizacji prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora Danych Osobowych lub do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych osobowych w tych celach.

W przypadku gdy Dane osobowe przetwarzane są za pośrednictwem programów komputerowych typu chatbot służących do komunikacji i promowania produktów z oferty Administratora Danych Osobowych, Dane osobowe Użytkownika są przetwarzane na podstawie jego zgody – tj. art. 6 ust.1 lit. a RODO. Dane osobowe w programach komputerowych typu chatbot będą przetwarzane przez okres dostępności tego programu dla Użytkowników lub do czasu cofnięcia zgody przez Użytkownika.

W przypadku przetwarzania Danych osobowych w ramach konkursów i innych akcji promocyjnych organizowanych na profilach ww. serwisów społecznościowych, zasady przetwarzania Danych osobowych są każdorazowo opisane w regulaminie danego konkursu lub akcji promocyjnej.

Powyższe informacje stanowią jedynie zasady przetwarzania Danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych w ramach prowadzonych profili w serwisach społecznościowych. Zasady przetwarzania Danych osobowych przez dostawców ww. serwisów społecznościowych są dostępne na stronach internetowych tych dostawców.

e) w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy/nawiązania współpracy i/lub w celu wykonania umowy/współpracy

Administrator Danych Osobowych może otrzymywać Dane osobowe Kontrahentów bezpośrednio od Kontrahentów lub od Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych, z którą Kontrahent współpracuje i/lub zawarł umowę, a w przypadku Danych osobowych Osób Kontaktowych bezpośrednio od tych osób, od Kontrahenta lub od Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych, z którą Kontrahent współpracuje i/lub zawarł umowę.

Administrator Danych Osobowych przetwarza następujące Dane osobowe Kontrahentów/Osób Kontaktowych, których zakres jest każdorazowo uwarunkowany współpracą lub zawartą umową: imię i nazwisko, funkcja, adres siedziby/miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, inny wskazany adres, adres e-mail, nr telefonu, nr dowodu osobistego, nr prawa jazdy, nr rejestracyjny pojazdu, indywidualny numer identyfikacyjny np. NIP, PESEL lub inne niezbędne dane do zawarcia i/lub realizacji współpracy/umowy.

Dane osobowe wskazane powyżej będą przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do współpracy/wykonania umowy i zgodnie z zasadą adekwatności.

Podanie Danych osobowych Kontrahentów jest warunkiem zawarcia oraz wykonania umowy i/lub podjęcia współpracy, a w przypadku Osób Kontaktowych ma charakter dobrowolny.

Administrator Danych Osobowych przetwarza Dane osobowe Kontrahentów i/lub Osób Kontaktowych w celu i przez okres:

1. Dane osobowe Kontrahentów: w celu zawarcia i realizacji umowy/prowadzenia współpracy tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; Dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania współpracy i/lub okres obowiązywania umowy;
2. Dane osobowe Osób Kontaktowych: w celu zawarcia lub realizacji współpracy i/lub umowy z Kontrahentem, w szczególności w celach kontaktowych tj. w prawnie uzasadnionym interesie Administratora Danych Osobowych i/lub Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; Dane osobowe będą przetwarzane przez okres współpracy z Kontrahentem i/lub okres obowiązywania umowy z Kontrahentem;
3. Dane osobowe Kontrahentów i/lub Osób Kontaktowych: w celu realizacji celów biznesowych i administracyjnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej tj. w prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora Danych Osobowych i/lub spółki z grupy Administratora Danych Osobowych – art. 6 ust.1 lit. f RODO; Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny dla Administratora Danych Osobowych do realizacji powyższych celów lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
4. Dane osobowe Kontrahentów i/lub Osób Kontaktowych: w celu dochodzenia przez Administratora Danych Osobowych i/lub Spółkę z Grupy Administratora Danych Osobowych ewentualnych roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy/współpracy i/lub czynów niedozwolonych a także obroną przed takimi roszczeniami tj. w prawnie uzasadnionym interesie Administratora Danych Osobowych i/lub Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO; Dane osobowe będą przetwarzane przez okres równy terminowi przedawnienia ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy/współpracy i/lub czynów niedozwolonych;
5. Dane osobowe Kontrahentów i/lub Osób Kontaktowych: w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych i innej dokumentacji księgowej tj. w prawnie uzasadnionym interesie Administratora Danych Osobowych i/lub Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO; Dane osobowe będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami prawa, które nakładają określone obowiązki, których wykonanie wymaga przetwarzania danych osobowych;
6. Dane osobowe Kontrahentów i/lub Osób Kontaktowych: w celu marketingowym przedstawieniu ofert i informacji handlowych dotyczących produktów z oferty Administratora Danych Osobowych tj. w prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora Danych Osobowych tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO; Dane osobowe będą przetwarzane do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych dla celów marketingowych.

f) w celu dostosowania zawartości Serwisu do preferencji Użytkownika, komunikacji z Użytkownikiem, optymalizacji korzystania z Serwisu, w celach tworzenia statystyk, prezentacji w Serwisie spersonalizowanych treści dostosowanych do preferencji i zainteresowań Użytkownika, personalizowania i prezentacji reklam wyświetlanych na innych stronach, aplikacjach, witrynach, realizacji ankiet oraz wykrywania botów i nadużyć w usługach analiz działań narzędzi marketingowych oraz zapewnienia bezpieczeństwa korzystania z Serwisu.

Przetwarzanie Danych osobowych Użytkownika w powyższych celach jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora Danych Osobowych tj. dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu oraz prowadzenia działań promocyjnych i marketingowych, w tym uwzględnienia charakterystyki odbiorców w prowadzonych działaniach, jak również zabezpieczenia Serwisu przed próbami bezprawnej ingerencji w Serwis np.: próbami włamania do Serwisu przez osoby nieupoważnione – tj. art. 6 ust. 1 lit f RODO. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, również w celach marketingowych.

Administrator Danych Osobowych realizuje powyższy cel stosując m.in. pliki cookies opisane szczegółowo w Rozdziale III – Polityka plików cookies.

4. Odbiorcy Danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

a) w zakresie wskazanym w pkt.3 lit. a i b: upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora Danych Osobowych, Spółce z Grupy Administratora Danych Osobowych, która z uwagi na zakres swojej działalności pozostaje właściwa do udzielenia odpowiedzi na przesłane pytanie, podmiotom świadczącym usługi, w tym usługi serwisowe oraz wsparcia technicznego dla aplikacji, programów komputerowych, systemów informatycznych oraz Serwisu, w których Dane osobowe są przetwarzane, podmiotom upoważnionym do otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego;

b) w zakresie wskazanym w pkt.3 lit. c: upoważnionym pracownikom Administratora Danych Osobowych oraz osobom upoważnionym przez Administratora Danych Osobowych, współpracownikom Administratora Danych Osobowych, Spółkom z Grupy Administratora Danych Osobowych będącym producentami i/lub dystrybutorami reklamowanych produktów i ich upoważnionym pracownikom; Spółkom z Grupy Administratora Danych Osobowych, do których została zgłoszona reklamacja i ich upoważnionym pracownikom; ubezpieczycielom, brokerom ubezpieczeniowym, podmiotom świadczącym usługi finansowe, podmiotom świadczącym usługi marketingowe, które współpracują z Administratorem Danych Osobowych i/lub podmiotami wskazanymi przez Administratora Danych Osobowych w ramach obsługi reklamacji, organom państwowym gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa;

c) w zakresie wskazanym w pkt.3 lit. d: upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora Danych Osobowych, Spółkom z Grupy Administratora Danych Osobowych i ich upoważnionym pracownikom; agencjom marketingowym, reklamowym, domom mediowym współpracującym z Administratorem Danych Osobowych lub Spółką z Grupy Administratora Danych Osobowych, podmiotom, które świadczą usługi dla Administratora Danych Osobowych (Spółek z Grupy Administratora Danych Osobowych), w szczególności podmiotom świadczącym usługi IT, podmiotom zapewniającym usługi transportu, przewozu, pocztowe, kurierskie, usługi doradcze oraz wspierającym Administratora Danych Osobowych (Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych) w dochodzeniu roszczeń, w szczególności: kancelarie prawne, podatkowe, podmioty świadczące usługi windykacyjne, audytorzy, ubezpieczyciele, brokerzy ubezpieczeniowi oraz upoważnionym pracownikom lub współpracownikom w/w podmiotów;

d) w zakresie wskazanym w pkt.3 lit. e: upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora Danych Osobowych; Spółkom z Grupy Administratora Danych Osobowych i ich upoważnionym pracownikom; podmiotom, które świadczą usługi dla Administratora Danych Osobowych i/lub spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych, w tym podmiotom którymi Administrator Danych Osobowych i/lub spółka z Grupy Administratora Danych Osobowych posługuje się przy wykonywaniu umowy, w szczególności podmiotom świadczącym usługi IT, podmiotom zapewniającym usługi transportu, przewozu, pocztowe, kurierskie, usługi doradcze oraz wspierające Administratora Danych Osobowych i/lub Spółkę z Grupy Administratora Danych Osobowych w dochodzeniu roszczeń, w szczególności: kancelarie prawne, podatkowe, firmy windykacyjne, audytorzy, ubezpieczyciele, brokerzy ubezpieczeniowi oraz upoważnieni pracownicy w/w podmiotów; podmiotom upoważnionym do otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego;

e) w zakresie wskazanym w pkt.3 lit. f: spółkom z Grupy Administratora Danych Osobowych i ich upoważnionym pracownikom, podmiotom świadczącym usługi, w tym usługi serwisowe oraz wsparcia technicznego dla aplikacji, programów komputerowych, systemów informatycznych oraz Serwisu, w których Dane osobowe są przetwarzane, Partnerom Administratora Danych Osobowych i/lub Spółki z Grupy Administratora Danych Osobowych.

5. Prawa w zakresie Danych osobowych

Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:

• dostępu do treści swoich Danych osobowych;
• sprostowania swoich Danych osobowych;
• usunięcia swoich Danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania swoich Danych osobowych;
• żądania przeniesienia swoich Danych osobowych.

Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do wniesienia skargi w zakresie przetwarzania Danych osobowych do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadkach, w których przetwarzanie danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych odbywa się w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub osoby trzeciej, osoba, której dane są przetwarzane, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych. Jeżeli celem przetwarzania Danych osobowych jest marketing, w tym marketing produktów z oferty Administratora Danych Osobowych, osoba, której dane są przetwarzane może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby takiego marketingu.

W przypadkach, w których przetwarzanie Danych osobowych oparte jest na zgodzie, osoba, której dane są przetwarzane ma w dowolnym momencie prawo do cofnięcia udzielonej zgody wobec przetwarzania Danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Ww. prawa mogą być realizowane wyłącznie zgodnie z odpowiadającymi im przepisami RODO.

W razie złożenia wniosku dotyczącego realizacji praw związanych z przetwarzaniem Danych osobowych, Dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpoznania wniosku i udokumentowania sposobu jego załatwienia. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych lub Spółek z Grupy Administratora Danych Osobowych polegający na konieczności rozpoznania wniosku oraz zapewnienia rozliczalności związanej z jego rozpoznaniem - tj. art. 6 ust. 1 lit f RODO. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania Danych osobowych w ww. celu.

Osoba kontaktową Administratora Danych Osobowych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a także w celu realizacji powyższych praw, jest Inspektor Ochrony Danych:

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

Adres do korespondencji:
Auto Spot sp. z o.o.
Henryka Sienkiewicza 19
05-800 Pruszków
iod@autospot.com.pl